كيف تكون الموظف الأكثر إنتاجية في المكتب والعودة للمنزل الساعة 17:30

في بعض الأحيان يبدو أن قائمة المهام لا حصر لها. بمجرد النظر إليه ، نشعر بالفعل بالإرهاق من العمل الشاق. كلنا معذب من قبل السؤال عن كيف نكون منتجين ، لإدارة التعامل مع جميع مهام العمل ، ولكن في نفس الوقت عدم قضاء أيام وليال في العمل. في هذه المقالة سنحاول الإجابة عليها.

هذا هو كال نيوبورت. ويمكن أن يطلق عليه اسمًا حقيقيًا ، حيث إنه:

  • أستاذ في الجامعة يقضي هناك بدوام كامل ويقوم ، بالإضافة إلى الأزواج ، بتنظيم أنشطة مختلفة للطلاب ؛
  • يكتب ست مقالات (أو أكثر) في السنة للمجلات العلمية ؛
  • مؤلف أربعة كتب ممتازة ويعمل حاليا على الخامس.
  • رعاية الزوج والأب؛
  • يحتفظ بمدونة حول الإنتاجية والكفاءة ، والتي يتم تحديثها بانتظام بإدخالات جديدة.

على الرغم من كل ما سبق ، ينتهي العمل في الساعة 5:30 مساءً ونادراً ما يعمل في عطلات نهاية الأسبوع.

لا ، إنه ليس بطلاً خارقًا ، وليس لديه فريق من المساعدين يتألف من 15 شخصًا. دعونا نتوقف للحظة للحسد مثل هذه التنظيم والكفاءة والتفكير في ذلك ، وذلك بفضل كال قادرة على القيام بكل شيء.

أدناه أنت في انتظار المشورة ، وبعد ذلك سوف تتعلم كيفية إدارة وقتك بشكل فعال ، والتوقف عن كونك كسول ، مجرد البدء في فعل المزيد وفي نفس الوقت سوف تغادر مكتبك في المنزل في 17:30. لذلك دعونا نبدأ.

1. قوائم المهام شر. اجعل نفسك جدولاً

قوائم المهام غير مجدية من تلقاء نفسها. هم فقط خطوتك الأولى. يجب عليك إنشاء جدول زمني واضح. لماذا؟ سيساعدك هذا على تخطيط ما يمكنك فعله بالفعل. سيسمح لك ذلك بأداء مهمة محددة على وجه التحديد عندما يمكنك إنجازها بشكل أكثر فاعلية ، وليس فقط لأن هذا هو الرقم الرابع في القائمة.

طالما أن قائمتك لا تحتوي على تاريخ ووقت محددين لكل مهمة ، فإنك ببساطة تعطي تفكيرًا بالتمني.

التخطيط يشجعك على مواجهة الواقع. لديك فترة زمنية محدودة وعدد محدد من المهام. ولكن لا يمكنك تحديد مقدار الوقت الذي تستغرقه كل مهمة. عند إلقاء نظرة على كامل مقدمة العمل ، يمكنك قضاء كل ساعة عمل بشكل منتج ، والضغط أكثر منه والعمل هناك ومن ثم ، وأين ومتى يكون أكثر ملاءمة لك.

كال نيوبورت

يتفق الخبراء على أنه إذا لم تقم بحساب الوقت المحدد الذي سيستغرقه الأمر لإنجاز المهام ، فإنك تحوم على الفشل.

من المؤكد أن العديد منكم يعتقد الآن أن معظم المهام تظهر فجأة ولا يمكن التنبؤ بها والتخطيط لها. نعم ، بالطبع ، من الصعب جدًا تضمين هذه المهام المفاجئة في جدولك الزمني. لكنها لا تحتاج أن تكون عالما صواريخ. كل شيء يمكن أن يتغير في أي وقت. ولكن حتى على الرغم من هذا ، يجب أن يكون لديك خطة ، وإلا سوف تضيع وقتك.

تريد أن تتوقف عن كونها المماطل؟ سوف الجدول الزمني مساعدتك.

إن الإدراك بأن لديك نطاق عمل مخطط بشكل واضح يقلل بالفعل من الرغبة في التأخير في عمل الأشياء. أنت لا تفكر في ما إذا كان يجب عليك العمل الآن - لقد تم اتخاذ القرار بالفعل.

كال نيوبورت

يبدو لك أن هذا يبدو مفرط التنظيم وغير ممتع جدا؟ تفكير خاطئ.

تظهر الدراسات أن التخطيط ليس فقط العمل ، ولكن أيضا وقت الفراغ هو فكرة جيدة. لذلك سوف تحسن نوعية حياتك: مستوى المعيشة للأشخاص الذين يخططون حتى لوقت فراغهم هو أعلى بكثير من أولئك الذين لا يفعلون ذلك.

حسنًا ، لقد ألقينا قائمة المهام في السلة وقمنا بوضع جدول زمني محدد. الآن سوف نتعلم تحديد الأولويات ، لأنه لا يمكنك العمل 24 ساعة سبعة أيام في الأسبوع ، أليس كذلك؟

2. افترض أنك ستعود إلى المنزل الساعة 5:30 مساءً ، ثم خطط للأشياء التي ستتمكن من القيام بها قبل ذلك الوقت.

سوف يأخذك هذا العمل طوال الوقت الذي تعطيها له. أعطها 24 ساعة طوال أيام الأسبوع ، وتأكد من أن العمل سيستوعب كل هذه الساعات الـ 168.

يجب عليك تعيين الحدود إذا كنت ترغب في الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة الشخصية. سوف تسهم قيود الوقت في فعاليتك.

حدد الموعد النهائي الخاص بك: تذهب إلى المنزل من العمل في 17:30. ثم خطط حجم المهام التي يمكنك إتقانها في هذا الوقت.

كال يطلق عليه الأداء بسبب جدول زمني ضيق.

يمكنك الذهاب في الاتجاه الآخر: إنشاء جدول عمل مثالي للمتهرب ، ثم القيام بكل شيء بالعكس. اعمل بجد واجتهاد ، لا تجنيب نفسك. صدقوني ، عندما تعمل بجد ، سوف تجد الحلول الذكية والمفيدة لك.

ولكن لا تنس أنه يجب عليك حماية نفسك من المعالجة. يجب أن تشعر أنك تدير جدولك الزمني. كلما شعرت بأنك تحت السيطرة ، كلما قل مستوى التوتر لديك.

حسناً ، لقد تخيلت يوماً مثالياً لعشاق وتفعل العكس. لذلك يمكنك التعامل بشكل مثمر مع المهام الحالية. ماذا عن المشاريع طويلة الأجل؟

3. ضع خطة للأسبوع الحالي.

أعتقد أنك توافق على أن الخطط قصيرة المدى لم تعد باردة. إذا كنت تفكر فقط اليوم ، فلن تكون أمامك مطلقًا.

هل تريد أن تكتب الكتب وأن تشارك في مختلف الأنشطة وأن تقوم بالبحث وأن تكون والدًا جيدًا في نفس الوقت؟ تحتاج إلى خطة محددة لهذا الأسبوع.

لا يحب الناس أن ينظروا إلى خطط طويلة الأجل ، لكنهم ينسون ما هي الفوائد التي يجلبونها لهم. أعلم أنني أفعل كل ساعة ، يوم ، أسبوع ، شهر من حياتي. اعتقد انه من الصعب؟ أسهل مما تعتقد. يستغرق الأمر ساعة واحدة في الصباح يوم الاثنين. فقط.

صباح الاثنين ، أضع خطة للأسبوع. أنظر عبر البريد الخاص بي ، وفكر في المهام التي أحتاج إليها ، والنظر في التقويم والتفكير في كيفية التخطيط لوقتي مثل هذا. بعد أن قمت بوضع خطة ، أرسلها بنفسي عبر البريد الإلكتروني ، والآن سوف أراها دائمًا في مجلد Inbox. هنا يمكنني مشاهدته كل يوم ، ويمكنني دائمًا العودة إليه عدة مرات في اليوم ، إذا نسيت فجأة أولوياتي.

كال نيوبورت

وكال على حق. أنت تقضي وقتك بشكل أكثر عقلانية عند اتباع الخطة.

ربما تظن أن هذا يكفي للتفكير في كل الأمور القادمة لمدة أسبوع في رأسك ، وليس من الضروري تسجيلها. لا ، ليس كذلك.

إذا قمت بكتابة خطة عمل ، فمن الأرجح أن تلتزم بها: سيكون لديك شيء ملموس أكثر منه مثالي ، سيذكرك بأولوياتك.

لذلك ، لديك الآن جدول زمني واضح وخطة أسبوعية. لكنك تشعر أن هناك شيء آخر مفقود. وفكر بحق.

4. أداء مهام أقل ، ولكن نفعل ذلك بحماس

من المؤكد أنك تفكر في شيء مثل: "لدي الكثير من الأشياء التي يجب القيام بها. لن أجد الوقت الكافي للتعامل معهم في الفترة الزمنية المخصصة ".

وكال يعترف أنك قد تكون على حق. ولكن يجب أن لا تتخلى عنك أو في حالة ذعر حتى تعمل حتى الساعة 22:00.

يجب أن يكون لديك عدد أقل من الحالات لديك الآن. تذكر أنه ليس كل شئونك مهمة بقدر ما تريد أن تظهر. أنت تقول نعم أكثر بكثير مما ينبغي. اسأل نفسك: "ما قيمة حقًا بالنسبة لي في الحياة؟" ثم قطع قدر الإمكان غير ضروري.

نحن دائما نقدر ما نفعله على أفضل وجه. لذا ، إذا كنت تريد أن تصبح ناجحًا ، فلا تتشتت ، حتى لو كنت ستؤدي مهامًا أقل ، ولكنك ستتمكن من القيام بها بشكل أفضل. الناس يقولون نعم في كثير من الأحيان. أقول لا للكثير من الأشياء. أتجنب المهام التي تسترخي بلا رحمة ، إذا شعرت أنها لا تهمني كثيرًا.

كال نيوبورت

تشعر أنه ليس لديك وقت على الإطلاق ، لكن جون روبنسون ، المتخصص في إدارة الوقت ، لا يوافقك ويؤمن بأنه يمكننا اليوم أن نحظى بوقت حر أكبر من أي وقت مضى.

ويصر على أن الناس الحديثين لا يعملون أكثر من سابقاتها (على الرغم من أن معظمنا يفكر بطريقة مختلفة). تشير الدراسات إلى أنه في السنوات الأربعين الماضية ، يقضي الناس وقتًا أقل بكثير في إكمال مهام العمل وكثيراً ما ينخرطون في الكثير من الانحرافات غير المنتجة. الجميع ، وفقا لجون ، لديه وقت للراحة.

ما هو الاستنتاج من هذا؟ تشعر أنه ليس لديك وقت ، لأنه مزق في مهام مزعجة صغيرة تستنزف حياتك وأنت.

لذلك لا أقل. لكن افعل هذا "أقل" مع الشغف والسرور.

يتم تنظيم الخطط الخاصة بك وتناسب تماما في الجدول الزمني الخاص بك. لكن هناك سؤال واحد ما زال مفتوحًا: ما المهام التي يجب عليك تنفيذها؟

5. إيلاء اهتمام أقل للمهام الصغيرة - التركيز على ما يحظى بالأولوية.

في العمل ، نقوم بأشياء مختلفة. أشياء صغيرة مثل تحليل البريد الإلكتروني ، الجارية ، وإذا كنت تفكر ، ليس دائما الاجتماعات اللازمة والتنصت من الثرثرة المكتبية العادية لا تتطلب أي جهد عقلي خاص من قبلنا. هنا لا تستخدم مواهبك. إذا كنت تعمل في بعض الأعمال الهامة ، فإنه يتطلب تفعيل جميع قدراتك ومهاراتك. هذا يؤدي إلى نتائج جيدة.

ما هي مشكلة المهام البسيطة؟ نحن نغرق في "المياه الضحلة".

الناس الذين غالبا ما يعملون في عطلات نهاية الأسبوع وفي الليل يشعرون بأنهم يعملون أقل بكثير من أولئك الذين يقولون وداعا للعمل في الخامسة مساء. هذا لأنهم يعملون كثيرًا ، لكن أهمية المهام التي يقومون بها صغيرة.

من غير المحتمل أن يصبح شخص ما رئيسًا تنفيذيًا لمجرد أنه استجاب لكل رسائل البريد الإلكتروني أو زار اجتماعًا ضئيلًا إضافيًا. نعم ، سيوفر لك الأداء الدقيق للمهام الصغيرة حتى من الفصل ، ولكنك لن تكون قادرًا على التطور إلا عندما تصبح المهام على نطاق واسع أولويتك الرئيسية.

يتيح لك الوقت الذي تخصص فيه بشكل حصري للمهام ذات الأولوية. كيف تبدأ هذا الشيء الصعب؟

الشيء الرئيسي - توقف في الصباح أول شيء للتحقق من البريد الإلكتروني.

حاول عدم التحقق من البريد الإلكتروني في أول ساعتين بعد الاستيقاظ. حتى أن بعض الناس يجدون صعوبة في تخيلها ، سيكون لديهم بالتأكيد أسئلة مثل: "كيف يمكنني القيام بذلك؟ أنا بالتأكيد بحاجة إلى التحقق من بريدي ، وإلا لن أتمكن من بدء العمل ". سوف يفاجأ عندما تكتشف أنه في معظم الحالات هذه ليست الحال على الإطلاق.

نعم ، ربما يجب عليك الدخول إلى بريدك الإلكتروني والحصول على المعلومات التي تسمح لك بإكمال المهمة بنسبة 100٪. ولكن يمكنك البدء من خلال القيام بذلك بنسبة 80 أو 90٪ ، وبعد ذلك فقط تسلق الحروف للحصول على مزيد من المعلومات. لذلك سوف تنقذ نفسك في الصباح من المعلومات غير الضرورية والغريبة ، والتي سيتحول اهتمامك بالضرورة ، وسوف تكون قادرة على تكريس نفسك حصرا للعمل.

تيم فيريس

إذن ، كيف نربط كل ما سبق معًا؟ من الغريب ، تلخيص فقط.

أعطانا كال خمسة نصائح جيدة:

  1. قوائم المهام شر. اجعل نفسك جدولاً
  2. لنفترض أنك ستعود إلى المنزل الساعة 5:30 مساءً ، ثم خطط للأشياء التي ستتمكن من تنفيذها قبل ذلك الوقت.
  3. ضع خطة للأسبوع الحالي.
  4. قم بأداء مهام أقل ، ولكن قم بذلك بشغف.
  5. انتبه قليلا للمهام الصغيرة - ركز على ما هو أكثر أهمية.

الآن الكلمات "جدول" و "خطط" تبدو باردة لك ، ولا تفهم الفوائد المحددة التي ستجلبها لك. ولكن بمجرد أن تجعلهم جزءًا من حياتك ، ستدرك أنك حررت وقتًا للعائلة والأصدقاء. بالإضافة إلى ذلك ، سوف تفعل ما يمكنك أن تفخر به.

العمل الفكري هو في الواقع عمل فني. ولكن الأمر ليس معقدًا كما يبدو: فأنت لا تقوم بنحت الخشب ، ولكنك تعمل مع المعلومات. أنت تطور الأفكار. لديك لفصل القمح من القشر ، وأحيانا خلق الأفكار من المواد "الخام". إذا بدأت بالنظر في هذه العملية من موقع المعلم ، فستصبح أكثر سعادة ، وتكون راضيًا عن عملك ، وبالطبع أكثر نجاحًا في نشاطك المهني.

كال نيوبورت

اختر من تريد أن تكون: مكتب توظيف أو منشئ ناجح؟

الصورة: ماكس Griboedov / Shutterstock.com
<

المشاركات الشعبية