10 نصائح حول كيفية إنشاء المكتب المثالي

تخبر Pc-Articles و Ricoh كيفية جعل المكتب مريحًا للموظفين وزيادة الإنتاجية بأقل تكلفة.

هناك العديد من الطرق لتحويل المكتب من مكان ممل وغير ودي إلى فضاء حديث ومريح. سيعطي ذلك للموظفين فرصة وحافزًا للعمل بكفاءة أكبر ، وستوفر المال وتحقق نتائج أفضل.

1. أسفل مع بطاقات الوصول

لا يبدأ المكتب حتى بشماعات ، ولكن بباب مدخل يحتاج إلى فتح بطريقة أو بأخرى. مفاتيح وبطاقات الدخول - أمس. هم ضائعون ، مكسورون ، منسيون في مكان العمل.

يمكن سرقة أي بطاقة مفتاح والوصول إليها من قبل المكتب.

القرار الجيد هو إدخال بصمة الإصبع. في سوق الهواتف الذكية ، أصبحت الأجهزة التي تحتوي على ماسحة بصمات الأصابع هي المعيار القديم ، فلماذا لا تجلب هذه الميزة البسيطة والمفيدة إلى مكتبك؟

انها مريحة للموظفين وتوفر وقتهم وأعصابهم (على كل حال ، فإن فرص نسيان الإصبع في المنزل صغيرة للغاية). بالإضافة إلى ذلك ، فإن ماسح بصمة الإصبع عند مدخل المكتب سيقلل من الإنفاق على الطباعة وامض وإمكانية الوصول إلى عدد لا نهائي من البطاقات.

2. لا تشتري آلة القهوة

جميع أو جميع الموظفين تقريبا شرب القهوة. هذه طقوس صباحية ، وفرصة للاستيقاظ أخيرًا ، والرغبة في مناقشة شيء ما في المطبخ المشترك.

اختيار هذه الفرصة لا يستحق ذلك ، ولكن يمكنك تقليل تكلفة الشركة. على سبيل المثال ، بدلاً من شراء ماكينة قهوة ، يمكن استئجارها. العديد من الشركات لا تتقاضى إيجاراً إذا كانت تزودك بالبذور.

هذا مريح أيضاً لأنه إذا تعطلت السيارة ، فإنك لا تحتاج إلى إنفاق المال على إصلاحها. سوف يتم جلب الجديد أسرع بكثير من لديهم الوقت لإصلاح القديم. في حالة نمو المجموعة ، سيكون من الممكن تغيير آلة القهوة إلى منتج أكثر إنتاجية. وسوف تدفع فقط مقابل الحبوب.

3. تثبيت MFP جيد

ريكو c260sfnw

لطالما وضعت آلة نسخ وطابعة وماسح ضوئي وجهاز فاكس ، والتي كانت تشغل مساحة كبيرة من المساحة ، في جهاز MFP واحد (جهاز متعدد الوظائف). إنه يقف متواضعًا في مكان يسهل الوصول إليه للجميع ويقوم بواجبه بهدوء.

اختيار MFP جيد ، والتي لن تبطئ المكتب ولن كسر في الشهر الأول. الشيء الرئيسي هو أن السعر المنخفض للجهاز يتم الجمع بين الموثوقية والأداء (خاصة إذا كان الموظفون يطبعون الكثير بالفعل).

على سبيل المثال ، نموذج مع طباعة ليزر ملونة Ricoh C260SFNw. يمكن للجهاز نسخ المستندات بالألوان والمسح الضوئي من كلا الجانبين في نفس الوقت. يمكن عمل نسخة إلكترونية من عقد متعدد الصفحات في بضع دقائق. يتم بدء النسخ باستخدام زر واحد ، مما يوفر الوقت.

يدعم هذا الطراز من MFP الطباعة اللاسلكية والطباعة من أي أجهزة محمولة وإرسال المستندات الممسوحة ضوئيًا لهم.

يمكن للموظف السابق بسهولة طباعة العقد أو تصميم التصميم الذي تلقيه للتو في Telegram ، وإجراء عمليات التحرير ، ومسح المستندات وإرسالها إلى الهاتف الذكي. سيستغرق الإجراء بالكامل بضع دقائق.

أصبحت Wi-Fi Direct ، و Mopria ، و Google Cloud Print ، و AirPrint ، و NFC for a modern office معيارًا ومرادفات الكفاءة ، لذلك تحتاج فقط إلى التعود عليها. باستخدام هذه التقنيات ، من السهل الطباعة من هاتف ذكي أو جهاز لوحي دون استخدام جهاز كمبيوتر.

يمكن وضع Ricoh C260SFNw بالقرب من الجدار أو في أي مكان. سوف يتيح الوصول الأمامي فرصة للعمل معه في المكاتب ، حيث توجد مساحة صغيرة لوضع المعدات.

اختيار MFP ، والانتباه إلى خصائصه. في المكتب الحديث ، جهاز الطباعة الملونة مع وظائف مماثلة ليس ترفا ، بل هو أداة ضرورية لتحسين العمل وتوفير الوقت.

4. تحديد طريقة واضحة للعملية.

اضبط وضع مكتب واضح. يصبح الموظفون الذين يعملون خارج ساعات العمل أقل كفاءة. لو كانوا بالأمس كانوا يجلسون في المكتب حتى الساعة العاشرة مساء ، ثم في اليوم التالي من غير المرجح أن يظهروا أداءً جيدًا ويحققون فائدة أقل بكثير من زملائهم المثقفين.

بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك وضع التشغيل الواضح توفير الكهرباء والمواد الاستهلاكية.

الاستنتاج: بعد الساعة 6-7 مساء ، يجب أن يظل المكتب فارغًا ومظلمًا. في اليابان ، على سبيل المثال ، هناك أيضًا عمال خاصون مسؤولون عن إرسال مدمنين للعمل في بيوتهم إلى منازلهم.

5. منفصلة الانطوائيين من المنفتحون

تعتبر المساحة المفتوحة في شكلها النقي غير فعالة مثل أقفاص الصندوق القديمة للموظفين.

وبالنظر إلى تصميم المكتب ، من الضروري مراعاة الخصائص الفردية للمرؤوسين. على سبيل المثال ، افصل بلطف الانطوائيين عن المنفتحون. لا يستطيع العديد من الموظفين التركيز والعمل بشكل منتج إذا كان هناك الكثير من الضجيج ومحادثات الزملاء وضجيج العمل.

الباحثون عن ابحاث: الدفاع. تبين أن الأضواء الخافتة ، والجو الهادئ ، والحد الأدنى من المنفتحين العاطفيين يساعدان الانطوائيين على التركيز والعمل بشكل أكثر إنتاجية.

وبالنظر إلى أنه من بين المستحدثين عبر عبقرية ومولدات أفكار مثل بيل غيتس ، فمن المفيد تزويدهم بظروف العمل العادية وفرصة للتفكير في صمت.

6. القدرة على صرف الانتباه عن العمل

ويزيد المكتب الذي يتمتع فيه بموقعه الرائع من كفاءة و ولاء الموظفين. فكر في مكان للراحة: يمكنك إنشاء غرفة ألعاب مع جهاز فك التشفير ، وطاولة بينغ بونغ وغيرها من وسائل الترفيه.

هذا لا يتعارض مع العمل ، لكنه يسمح لك بالصرف والاسترخاء ، ثم استئناف الواجبات. من المستحيل الجلوس على الكمبيوتر طوال اليوم لمدة 8 ساعات عمل: انخفاض الإنتاجية ، توقف العمل. لذلك ، تحتاج إلى أخذ فواصل.

7. الفاكهة بدلا من ملفات تعريف الارتباط

لم يعد جذب الموظفين مع الوعد بملفات تعريف الارتباط أمرًا رائجًا. يجب الاهتمام بصحتهم ، حتى لو بدا ذلك غير مهم بالنسبة لهم.

أبسط مثال هو مخزون الطعام في المطبخ المشترك. إذا قررت تزويد الموظفين بالوجبات الخفيفة ، فدعهم يكونوا فواكه أو مكسرات أو قضبان صحية ، وليس ملفات تعريف الارتباط أو الحلوى. لا يعلم الجميع إحضار تفاحة أو اليوسفي من المنزل ، على الرغم من أن الجسم يحتاج إلى الفيتامينات أكثر بكثير من السكر.

8. لا تستخدم لوحة فليب شارت.

لم تكن لوحات فهرسة بالأمس. دعونا نترك علامات التلويح أمام اللوحة المغناطيسية لأبطال "الرجال جنون" واتخاذ خطوة إلى الأمام.

إن جدار السبورة المعتاد في غرفة الاجتماعات لا يشغل حيزًا على الإطلاق (إنه حائط) ، فهو يتطلب استهلاكًا أقل للمستهلكين وأقل ضررًا للبيئة.

يعرف الجميع عدد أوراق الورق التي يمكن أن يديرها مدير تعبير في محاولة نقل فكرة إلى العملاء. لوحات تفاعلية للعمل الجماعي ، بطبيعة الحال ، حتى أكثر كفاءة ، ولكن سوف تكلف أكثر تكلفة.

9. المحاسبة - الاستعانة بمصادر خارجية

إذا كنا نتحدث عن شركة صغيرة ، المحاسبة ، يمكنك إعطاء بأمان في أيدي شركات أو خدمات الاستعانة بمصادر خارجية. تعمل خدمات مثل "الأزرار" أو "نشاطي التجاري" بسرعة وفعالية في بنية المكتب الحديث.

العديد من الخدمات لها تطبيقاتها الخاصة أو على الأقل واجهة ويب ، والتي هي أيضا أقرب إلى مكتب القرن الحادي والعشرين من المحاسب الشديد المدفون في أكوام لا حصر لها من الأوراق.

لا شيء يمنع الاستعانة بمصادر خارجية ومهام أخرى: بدءا من عمل متخصصي تكنولوجيا المعلومات وانتهاء ، على سبيل المثال ، مع الدعم القانوني. هناك ضمانات ونظام ردود الفعل ، يمكنك اختيار اختصاصي جيد. ومن المهم أيضا أن تكلف أقل من موظفيها في الدولة.

10. اختر التقنية الصحيحة.

من المستحيل العمل بسرعة وكفاءة إذا كان جهاز الكمبيوتر يعمل بشكل دائم أو بطيء. لذلك ، اختر تقنية جيدة للمكتب.

على سبيل المثال ، إذا لم يتم تعيينك بشكل واضح لموظفي محطات العمل ، فمن الأسهل شراء المونوبلوكس أو الشاشات مع محطات الإرساء مثل Philips B Line ، والتي يمكن لأي شخص توصيل الكمبيوتر المحمول الخاص به. لذلك سيكون لدى الموظف الوصول المستمر إلى معلوماته وشبكة مكتبه ولوحة المفاتيح "العادية" والماوس والشاشة.

بالنسبة إلى الموظفين الميدانيين ، يفضل استخدام أجهزة الكمبيوتر المحمولة العاملة على أجهزة الكمبيوتر الشخصية الثابتة ، والتي يقضون أقل قدر من الوقت فيها. لذلك ، لا يستحق الدفع مرتين.

<

المشاركات الشعبية