كيفية قضاء وقت أقل في البريد الإلكتروني

<

أصبح التحقق من البريد الإلكتروني تبعًا للكثيرين. ولكن يمكنك التخلص منه وزيادة إنتاجيتك.

التحقق من البريد الإلكتروني يشبه إلى حد كبير التبعية. هناك عدة أسباب لهذا.

  • وكما هو الحال أثناء ممارسة الجنس أو القمار أو تعاطي المخدرات ، أثناء فحص البريد في المخ ، يتم إفراز هرمون الدوبامين.
  • نحن نبحث باستمرار في البريد الوارد ، لأننا نرغب في مواكبة الأحداث ونخشى أن نفوت أي شيء.
  • نحن نحلل البريد الإلكتروني للراحة وعدم الانخراط في مسائل أكثر صعوبة.

ولكن يمكن قضاء هذه المرة بشكل أفضل. يقدم كيفن كروز ، مؤلف كتاب 15 Secrets of Time Management: How Successful People Do Everything ، خمس نصائح تساعد على تقليل الوقت المستغرق في البريد الإلكتروني بمقدار النصف.

1. جعل إعراب البريد في الجدول الزمني الخاص بك

لا تحقق البريد الإلكتروني ، ولكن معالجتها. تعامل مع تحليل الرسائل تمامًا مثل أي مهمة أخرى. جدولة ، وإضافته إلى التقويم الخاص بك ، ومن ثم المضي قدما في التنفيذ. تنصح كروز بتحليل البريد ثلاث مرات في اليوم: في الصباح وبعد الغداء وفي المساء.

من المهم عدم مقدار الوقت الذي يقضيه في العمل مع البريد. سيستغرق شخص ما في تحليل الرسائل ثلاث ساعات في اليوم ، و 30 دقيقة للشخص. الشيء الرئيسي هو التعامل مع هذه المسألة بوعي ، كالعمل المعتاد.

كيفن كروز

2. لا ترسل جميع نسخ من الرسالة.

كلما قلت عدد الرسائل التي ترسلها ، قل المبلغ الذي ستحصل عليه في المقابل. لذا حاول عدم وضع هذا العدد الكبير من الأشخاص في نسخة من الرسالة. بما في ذلك عدم وضع علامة "الإجابة على الكل".

تمكن البعض من تقليل تدفق البريد الإلكتروني بنسبة 50٪ عندما علموا أنفسهم بالتفكير مرتين قبل إرسال رسالة جديدة.

3. تصفية الرسائل

اضبط الفلاتر لوضع أنواع مختلفة من الأحرف في مجلدات مختلفة. حتى تتمكن من قضاء وقت عملك فقط على رسائل مهمة حقا ولا تفرق على الباقي.

4. التوقف عن استخدام صندوق البريد الخاص بك كقائمة مهام.

يرسل الكثير منهم رسائلهم مع حالات مختلفة لوقت لاحق ، ويحولون صندوق البريد إلى قائمة مهام أخرى. لكن ذلك يضر فقط بالإنتاجية.

تقدم كروز هذا النهج. فتح رسالة جديدة ، اسأل نفسك أولا ما إذا كان من الممكن حذفها. إذا لم يكن كذلك ، فكر فيما إذا كان بإمكانك تفويضه لشخص ما. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، ففكر فيما إذا كان من الممكن التعامل معه في أقل من خمس دقائق. إذا كانت الإجابة بنعم ، رائع. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاضبط الرسالة جانباً لوقت لاحق. ولكن لا تتركها في البريد الوارد الخاص بك ، ولكن قم بنقلها إلى تقويمك وحدد تاريخًا ووقتًا معينين يمكنك القيام بذلك.

5. أبلغ عن نيتك للآخرين.

ناقش ذلك مع الزملاء ، لذلك سيكون من الأسهل عليك الالتزام بخططك. أخبر مديرك أنه من أجل زيادة إنتاجيتك ، ستقوم بإيقاف الإشعارات عن رسائل البريد الإلكتروني الجديدة ولن تقوم بتحليل البريد الإلكتروني إلا في وقت معين.

اتفق أيضا على كيف يمكن الاتصال بك في حالة المسائل العاجلة.


في محاولة لتقليل الوقت المستغرق في العمل مع البريد الإلكتروني ، يجب عليك تغيير عاداتك ، وهذا يحدث دائمًا على الفور. تحلى بالصبر وكن مستعدًا لإدراك أنه ليست هناك حاجة لقضاء الكثير من الوقت على البريد.

<

المشاركات الشعبية